ხარჯების შემცირება თუ ოპტიმიზაცია? - როგორ მივიღოთ სწორი გადაწყვეტილება

“მივიღეთ გენიალური გადაწყვეტილება ხარჯების შესამცირებლად - ოფისში გავთიშეთ ინტერნეტი... აღმოვაჩინეთ, რომ კომპანიაში ჯერ კიდევ არსებობდა ფაქსი.“

გაუაზრებლად მიღებული გადაწყვეტილებები და მხოლოდ ხარჯზე ორიენტირებული მიდგომა - ეს არის ხაფანგები, რომლებიც შეიძლება ძვირად დაუჯდეს ბიზნესს.

ასეთ მდგომარეობაში რომ არ აღმოჩნდეთ როდესაც დაიწყებთ ხარჯების შემცირებაზე მუშაობას, აუცილებლად დასვით კითხვა: რატომ უნდა გავმიჯნოთ ხარჯების შემცირება და ოპტიმიზაცია, რა ინსტრუმენტები უნდა გამოვიყენოთ გონივრული მართვისთვის და როგორ შევამციროთ დანახარჯები ისე, რომ არ დავაზიანოთ ხარისხი, ეფექტიანობა და ბიზნესის გრძელვადიანი შედეგი?

ყველაზე ხშირად დაშვებული შეცდომები

მნიშვნელოვანია, რომ ხარჯების მართვა არ მოხდეს სტრატეგიის გარეშე. ხშირად კომპანიები:

• ბრმად ამცირებენ ხარჯებს ყოველგვარი ანალიზის გარეშე;

• არ აღიარებენ პროცესებში დაკარგულ დროულ და ფინანსურ რესურსს;

• მომწოდებლებთან ურთიერთობა შემოიფარგლება მხოლოდ ფასის გამოთხოვით, რაც აზიანებს პარტნიორობას;

• ორიენტირებულნი არიან მხოლოდ მოკლევადიან შედეგებზე.

შემცირება vs ოპტიმიზაცია - რეალური განსხვავება

ხარჯების შემცირება ხშირად ხორციელდება კრიტიკული ან სტიქიური გადაწყვეტილებით: შეკვეთის გაუქმება, პერსონალის შემცირება, ან ფასების მინიმუმამდე დაყვანა. ამ მიდგომამ შეიძლება მყისიერი შედეგი მოიტანოს, თუმცა გრძელვადიან პერსპექტივაში ხშირად აზიანებს ორგანიზაციას.

ოპტიმიზაცია კი ეფუძნება გააზრებულ ანალიზსა და პროცესების გაუმჯობესებას: რეალური საჭიროებების გადახედვას, სწორი მოცულობის განსაზღვრას, მომწოდებელთან პარტნიორულ მუშაობას და არამხოლოდ ფასზე, არამედ ღირებულებაზე ორიენტირებას.

ვინ არის პასუხისმგებელი ხარჯების შემცირებასა და ოპტიმიზაციაზე?

ხარჯების შემცირება და ოპტიმიზაცია არ არის მხოლოდ შესყიდვების ან ფინანსების საქმე. ეს არის კომპანიის ყველა დეპარტამენტის ერთობლივი პასუხისმგებლობა:

• შესყიდვები - ფასების ანალიზი, მომწოდებლების შეფასება, TCO გათვლა.

• ფინანსები - ბიუჯეტის კონტროლი და მონიტორინგი.

• ოპერაციები - პროცესების გამარტივება.

• ხელმძღვანელობა - სტრატეგიის განსაზღვრა და პასუხისმგებლობა შედეგებზე.

როგორ დავიწყოთ გონივრული ხარჯების მართვა?

• პირველ რიგში - ხარჯების სრული ანალიზი: რას ვიხდით, ვისთან და რისთვის?

• შემდეგ - საჭიროებების გადახედვა: ნამდვილად გვჭირდება მოცემული მოცულობა, ბრენდი ან სერვისი?

• და ბოლოს - ABC ანალიზის ჩატარება, რომელიც დაგვეხმარება გამოვყოთ რა არის სტრატეგიულად მნიშვნელოვანი და სად შეგვიძლია ოპტიმიზაცია მინიმალური ზიანით.

პრაქტიკული ინსტრუმენტები ხარჯების მართვაში

ABC ანალიზი:ეს ინსტრუმენტი დაგეხმარებათ პრიორიტეტების სწორად დადგენაში და რესურსების ოპტიმალურ გადანაწილებაში. პროდუქტები და სერვისები იყოფა A, B და C კატეგორიებად:

კატეგორია	მახასიათებლები	მაგალითები
A-კატეგორია	მაღალი ღირებულება, მცირე მოცულობა	სტრატეგიული მასალები, ტექნოლოგიური მოწყობილობები
B-კატეგორია	საშუალო ღირებულება და მოხმარება	ოფისის ავეჯი, წარმოების მასალები
C-კატეგორია	დაბალი ღირებულება, დიდი მოცულობა	საოფისე ნივთები, ერთჯერადი გამოყენების პროდუქტები

A კატეგორია - მოიცავს იმ პროდუქტებს, რომლებიც წარმოადგენენ მცირე რაოდენობას (მაგალითად, 10-20% მარაგიდან), მაგრამ აქვთ ყველაზე დიდი ღირებულება (70-80% საერთო ღირებულებიდან). ამ პროდუქტებისთვის საჭიროა მკაცრი კონტროლი და მუდმივი მონიტორინგი.

B კატეგორია - ეს არის საშუალო მნიშვნელობის პროდუქტები, რომლებიც არ არიან ისეთი ძვირადღირებული, როგორც A კატეგორია, მაგრამ არც დაბალი ღირებულების. მათი მართვა მოითხოვს დაბალანსებულ მიდგომას.

C კატეგორია - მოიცავს დაბალი ღირებულების პროდუქტებს, რომლებიც საკმაოდ დიდ მოცულობას წარმოადგენენ (50-60% მარაგიდან), მაგრამ საერთო ღირებულებაში მცირე წილი უჭირავთ (5-10%). ამ კატეგორიის პროდუქტებისთვის საჭიროა უფრო მარტივი და ავტომატიზებული მართვა.

ფლობის სრული ღირებულება TCO (Total Cost of Ownership):შესყიდვის ფასს მიღმა არის სხვა მნიშვნელოვანი ხარჯებიც: ტრანსპორტირება, ტექნიკური მომსახურება, ენერგია, გაუქმება და ჩანაცვლება. ხშირად სწორედ ეს „ფარული ხარჯები“ გვავიწყდება, რაც საბოლოოდ გაზრდილ დანახარჯში ვლინდება.

Total Cost of Ownership, TCO, იგივე რაც ფლობის სრული ღირებულება არის შეფასების მეთოდი, რომელიც ითვალისწინებს პროდუქტის ან მომსახურების ყველა ხარჯს, მათ შორის:

• შეძენის ღირებულება

• მიწოდების ხარჯები

• ინსტალაციის/ამოქმედების ხარჯები

• ოპერაციული ხარჯები (მაგ. მომსახურება, საწვავი, ელ.ენერგია)

• ტექნიკური მომსახურება და ნაწილების შეცვლა

• გაუქმების ან ჩანაცვლების ხარჯები

ხშირად TCO-ს ადარებენ აისბერგის პრინციპს რადგან შესყიდვის ღირებულებისგან განსხვავებით, ყველა სხვა დანარჩენი ხარჯი მისი გამოყენების პერიოდში არის ფარული. მაგალითად ავტომობილის შესყიდვისას, თუკი მისი ღირებულება არის ჩვენთვის ზუსტად ცნობილი, მისი შემდგომი დანახარჯები არის ფარული ხარჯები, ისეთები როგორიცაა, ავტომობილის რემონტი, რეცხვა, საწვავის ხარჯი, პარკირება, დაზღვევა და სხვა.

ხშირად შემსყიდველები და ბიზნესის მფოლობელები შესყიდვის მომენტში არ ითვალისწინებენ ასეთ ფარულ ხარჯებს, რაც შემდგომ გამოიხატება გაუთვალისწინებელ გაზრდილ დანახარჯებში.

Make or Buy გადაწყვეტილება:შეიძინო, თუ განახორციელო შიდა რესურსით? პასუხი დამოკიდებულია ღირებულებაზე, რესურსებზე, რისკებსა და ხარისხზე. აუთსორსინგი ხდება ოპტიმალური გამოსავალი მაშინ, როცა ბაზარზე მაღალი კონკურენციაა და პროდუქტი ადვილად ხელმისაწვდომია.

გადაწყვეტილება იყიდო თუ აწარმოო დამოკიდებულია შემდეგ ფაქტორებზე:

• ღირებულება - რომელი ვარიანტი არის ფინანსურად უფრო მომგებიანი?

• კომპანიის შესაძლებლობები - აქვს თუ არა კომპანიას საჭირო რესურსები წარმოებისთვის?

• რისკები - არის თუ არა მომწოდებელზე დამოკიდებულება პრობლემური?

• ხარისხი და ინოვაცია - რომელი ვარიანტი უზრუნველყოფს უფრო მაღალი ხარისხისა და ინოვაციის მიღწევას?

ასევე უნდა განისაზღვროს მნიშვნელოვანია თუ არა კომპანიისთვის მაღალი კონტროლის განხორციელება წარმოების ყველა ეტაპზე.

მუდმივი შეკითხვაა: ხარჯების შემცირება, თუ ოპტიმიზაცია?

პასუხი: ორივე შეიძლება საჭირო იყოს, მაგრამ გრძელვადიანი, მდგრადი შედეგისთვის - ოპტიმიზაცია არის ის გზა, რომელიც ბიზნესს აძლიერებს და სტაბილურ ზრდას უწყობს ხელს.

💡 გახსოვდეთ: ხარჯების შემცირება დროებითია - ოპტიმიზაცია კი მდგრადი!