შესყიდვების პროცესის ზედამხედველობის და კონტროლის გარდა აუცილებელია ზრუნვა შესყიდვების პროცესების ეფექტურობაზე. ნებისმიერი არაეფექტური პროცესი ხელს უშლის კომპანიის განვითარებას და ზრდის დანახარჯებს.
პირველ რიგში უნდა მოხდეს იმ პრობლემების ან საკითხების იდენტიფიცირება რაც ხელს უშლის შესყიდვების პროცესებს ან აფერხებს მათ. ხშირად ეს არის არასაკმარისი რესურსი (ე.წ. კადრების ნაკლებობა), ან დროებითი საქმის მოცულობის ზრდა, გარკვეული პროექტების ფარგლებში (მათ შორის სეზონურობით გამოწვეული დატვირთულობა).
მაშინ როდესაც კომპანიას არ აქვს შესაძლებლობა, აიყვანოს დროებითი ან მუდმივი თანამშრომლები ეფექტურობის გაზრდის ერთ-ერთი გზა არის შესყიდვების აუთსორსი (ან აუთსორსინგი). აღსანიშნავია რომ რესურსის ნაკლებობის გარდა, კომპანიებს ასევე აქვთ სხვა საჭიროებებიც სადაც შესყიდვების აუთსორსის მომსახურეობის გამოყენება ზრდის ეფექტურობას. მაგალითისთვის, თუ საჭიროა მხარდაჭერა კომპლექსურ მოლაპარაკებებში, ან ახალი კონკურენტული მომწოდებლის/ბრენდის მოძიება საერთაშორისო ბაზარზე. ან მაგალითად შესაძლოა თქვენი კომპანის მოთხოვნებიდან/მოცულობიდან გამომდინარე არც არის საჭიროება, რომ აიყვანოთ შესყიდვების თანამშრომლი, როდესაც შესყიდვების ფუნქცია არის გადანაწილებული სხვა თანამდებობის თანამშრომლებზე. შესაბამისად შესყიდვების აუთსორსინგის შემთხვევაში იმ თანამშრომლებს ვისაც შეთავსებული აქვთ შესყიდვების ფუნქცია გამოუნთავისუფლდებათ დრო მათი ძირითადი საქმიანობის შესასრულებლად.
ფაქტია, რომ შესყიდვების აუთსორსის მომსახურეობის სარგებელიანობა საკმაოდ დიდია და ბევრად მეტი ღირებულების შექმნის შესაძლებლობას იძლევა კომპანიისთვის. აუთსორსინგის დროს თქვენ შეგიძლიათ:
საოპერაციო საქმიანობის შემცირება
მეტი ფოკუსირება მნიშვნელოვან და პროფილურ პროექტებზე
შესყიდვების განყოფილების გაძლიერება
ხელმისაწვდომობა ვიწრო სფეროს ექსპერტების გამოცდილებაზე
დახმარება დატვირთვის მოკლევადიანი ზრდის დროს, როდესაც კადრების აყვანა შესაძლებელი არ არის
გეგმების შესრულება და მიზნების მიღწევა, როგორც კატეგორიების ჭრილში ასევე მთლიანობაში პროცესისთვის
თავისთავად ნებისმიერი საქმიანობის ფარგლებში არის გარკვეული სირთულეები, მათ შორის შესყიდვების აუთსორსის დროსაც. შემსყიდველები ხშირად აუთსორსინგ კომპანიებს აღიქვამენ როგორც კონკურენტს და არა პარტნიორს, ხშირად თავს იჩენს კონტროლის დაკარგვის შიში დამკვეთი კომპანიის მხრიდან და უნდობლობა, ასევე ხარჯების გაზრდის მოლოდინი.
მნიშვნელოვანია რომ, ავღნიშნოთ თუ ვინ არის აუთსორსერი, რადგან მსგავსი სერვისი ასოცირდება ბროკერებთან და აუთსორსერის სხვა შიდა პროდუქტის რეალიზაციის ფარულ მიზნებთან. აუთსორსერი:
არის დამოუკიდებელი კომპანია, რომელიც არ არის დაკავშირებული კლიენტთან
არ არის ბროკერი ან მომწოდებლის წარმომადგენელი
არ სთავაზობს/ყიდის თავის პროდუქტებს
რა პროცესების გატანაა შესაძლებელი აუთსორზე?
შესყიდვების როგორც სრული პროცესის, ასევე სხვადასხვა ქვე-პროცესების:
სრული შესყიდვების პროცესი, მოთხოვნიდან მიწოდებამდე
სორსინგი: მომწოდებლების მოძიება და შერჩევა
კონტრაქტების მართვა
მომწოდებლების მართვა: არსებულების გადახედვა და ეფექტურობის შეფასება, ახალი მომწოდებლების მოზიდვა
ანგარიშგება, სხვადასხვა მახასიათებლების და დანაზოგის გაზომვა, შესრულების გაზომვა.
რა კატეგორიების გატანაა შესაძლებელი აუთსორსზე?
უფრო ხშირად ე.წ. „Indirect” კატეგორიების გატანა ხდება აუთსორსზე, ამ ტიპის შეყიდვები არის ბიზნესის მხარდასაჭერად (მაგ.: მარკეტინგული პროდუქცია, ადმინისტრაციული შესყიდვები და სხვა) და არა ბიზნესის ძირითადადი საქმიანობისთვის (მაგ. ნედლეული, სარეალიზაციო პროდუქტი და სხვა, რაც არის „direct” კატეგორია). ესენია:
მცირეფასიანი და ერთჯერადი შესყიდვები
საოპერაციო და ადმინისტრაციული სერვისები (მაგ. საკურიერო სერვისი, მობილური კავშირი და სხვა
კატეგორიები სადაც არასაკმარისი საექსპერტო ცოდნაა
იმისათვის რომ, სწორი გადაწყვეტილება მიიღოთ რომელი პროცესი გაიტანოთ აუთსორსზე, შესაძლებელია გამოიყენოთ იგივე კატეგორიის შეფასების პრინციპი რომელიც გამოიყენება „make-or-buy“ გადაწყვეტილებისას, რაც გულისხმობს გადაწყვეტილებას განაგრძოთ თქვენი ძალებით კეთება, თუ შეიძინოთ. ამ შეფასებისას ყურადღება ექცევა 2 კრიტერიუმს:
კატეგორიის კონტროლი/მართვის უნარი
კატეგორიის მნიშვნელობა ბიზნესისთვის
კვლევითი და საკონსულტაციო კომპანია McKinsey ურჩევს კომპანიებს გაინატონ აუთსორსზე ის კატეგორიები რომლებსაც აქვთ დაბალი მნიშვნელობა ბიზნესისთვის და დაბალი კატეგორიის მართვის უნარი კომპანიის შიგნით (იხ. სურათი). მიუხედავად ამისა, McKinsey აღნიშნავს რომ მაღალი მნიშვნელობის და მაღალი შიდა შესრულების უნარის მქონე კატეგორიების ქვე-პროცესების გადაცემა აუთსორსზე რიგ შემთხვევებში უფრო სარგებლიანია. მაგალითად მომწოდებლების მოძიება და ბაზრის კვლევა, ელექტრონული შესყდივები და სხვა.
შესყიდვების აუთსორსინგი არის ინსტრუმენტი შესყიდვების ეფექტურობის გასაუმჯობესებლად, რაც აუცილებელია ნებისმიერი კომპანიისთვის, რომელიც იმყოფება კონკურენტულ გარემოში. შეუძლებელია იყოთ ეფექტური ყველა შესყიდვის კატეგორიაში და ყველა შესყიდვის პროცესში, გარკვეული ჩავარდნები გარდაუვალია.